CONDITIONS D’EXPOSITION SUR LE SITE DE MONTLANDON
Fiche d'inscription Fiche revendeurs
1 - Préambule
Les expositions sont totalement placées sous le signe du bénévolat. Aucune rémunération ne sera donc versée par l’association aux exposants et/ou professionnels.
Les revendeurs conserveront l’intégralité de leurs recettes. Aucun reversement ne sera demandé par A2M.
2 - Accès à la salle
Installation
L'accès à la salle des Fêtes sera possible dès le vendredi précédant l’exposition de 8h30 à 19h00 environ afin de permettre aux exposants qui le souhaitent de procéder à l'installation de leurs stands. Dans ce cas, les exposants devront gérer eux-mêmes l’intendance (repas, hébergement si nécessaire, etc …).
Un accès direct à la salle d'exposition pour les chargements et déchargements est possible. Il est fortement conseillé cependant aux exposants de prévoir leurs moyens de manutention.
Il est recommandé de garer les véhicules sur le parking de la Mairie lors de l’exposition.
Par ailleurs, le matin de l‘exposition, les exposants ainsi que les revendeurs devront se présenter à la personne chargée de l’intendance pour récupérer leur badge d’accès (contre une caution de 1€ remboursée lors de la restitution du badge) ainsi que leurs tickets repas. Les revendeurs devront également s’acquitter du règlement pour la mise à disposition des tables si cela n’a pas été fait auparavant.
Désinstallation
La désinstallation des stands se fera le dimanche en fin d’exposition de 18h à 21h.
La salle devant être libérée pour le lundi 14H00, les exposants devront s'assurer de ne laisser aucun matériel à leur départ.
Le dimanche soir, l’aide des adhérents sera la bienvenue pour le rangement et le nettoyage des salles.
3 – Repas
Samedi
Pour les exposants mettant en place leurs stands le samedi, le repas du midi pourra être pris sur place, l’association prenant en charge l’intendance en se basant sur la fiche d’inscription sur laquelle le nombre de personnes figure. Toute personne non prévue ne pourra être prise en compte.
Les intolérances alimentaires devront être signalées à la personne chargée de l’intendance et, si possible, indiquées lors de l’inscription.
Une participation forfaitaire de 8,00 €/personne (exposants et revendeurs) sera demandée aux personnes inscrites pour le repas. Cette participation sera revue chaque année si nécessaire.
Dimanche
Le repas du dimanche midi est offert par l’association à ses adhérents.
Pour les exposants non-adhérents et les revendeurs une participation forfaitaire de 13,00 €/personne sera demandée. Cette participation sera revue chaque année si nécessaire.
Les intolérances alimentaires devront être signalées à la personne chargée de l’intendance et si possible indiquées lors de l’inscription.
Toute personne non prévue ne pourra être prise en compte.
4 - Matériel électrique
Nous recommandons aux exposants de prévoir les rallonges et les prises "nourrices" nécessaires à l'alimentation de leur stand.
5 - Tarifs revendeurs
Des tables (longueur 2,44 m) peuvent être mises à disposition des professionnels au tarif de 8,00 € le mètre linéaire.
Ce tarif est révisable tous les ans si nécessaire.
Pour la bonne organisation de l’exposition il est souhaitable d’adresser un chèque à l’association du montant correspondant dès l’inscription.
6 – Entrées gratuites
Chaque adhérent bénéficiera de deux (2) entrées gratuites.
7 - Hébergement
Aucun hébergement n’est prévu. En cas de domicile trop éloigné du lieu d’exposition et rendant difficile voire impossible un aller-retour, un hébergement chez l’habitant pourra être envisagé. La demande pourra en être faite auprès du Président. Des chambres d'hôtes sont également disponibles aux alentours. Dans ce cas, l’hébergement sera à la charge de l’exposant.
8 - Divers
Il est interdit de fumer dans l’enceinte de l’établissement ainsi que dans la cour de l’école. Des cendriers sont prévus à l’extérieur.