L'Assemblée générale ordinaire de l'association A2M s'est tenue le samedi 25 mars 2017 à 15H00 dans la Bibliothèque de Montlandon. Lors de cette assemblée ont été examinés
les rapports moral et financier de l'année 2016 ainsi que les activités envisagées pour 2017 ainsi que divers investissements.
COMPTE-RENDU DE L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 25 MARS 2017
Bureau
Présents
Alain THENARD Président
Claude THEVENIAULT Trésorier
Muriel THENARD Secrétaire Générale
Membres de l’Association présents ou représentés
Francis FEZARD Maire de Montlandon
Yann GAILLET
Patrick PERTHUIS
Philippe RONDET
Eliane RONDET
Michèle THENARD
Françoise THEVENIAULT
Bernard SICOT
Romain WILLIUS
Membre de l’Association Absent
Bernard PETIT
En ouverture de réunion, nous recevons Nadine Debèze journaliste de l’Echo Républicain venant recevoir des informations relatives à notre Assemblée et nécessaires à la parution de son article. La séance n’étant pas débutée, le Président lui transmettra, après la réunion, les informations lui permettant de rédiger son article.
A 15H10, le quorum étant atteint, la séance est ouverte et l'ordre du jour fixé est ensuite abordé.
RAPPORT MORAL
Lecture en est donnée par le Président.
Des informations sont communiquées concernant les démarches relatives à l'Assurance de l'Association. GROUPAMA La Loupe a été contacté car contrairement à ce nous pensions nous n'étions pas assurés …. auprès du Crédit Mutuel. Concernant les dégâts ou pertes éventuels aucun n'étaient couverts. Un contrat a donc été conclu et comporte les clauses minimales à une couverture correcte.
Par ailleurs, les membres de l'association, dans leur ensemble, remercient Thierry Pupier qui a mis en ligne les différents exposants présents clors de l'exposition 2016 sur le site internet qu'il gère et qui a fait, n'en doutons pas une excellente publicité à notre petite exposition.
Nous apprenons malheureusement qu'il rencontre actuellement des difficultés pour maintenir son activité.
RAPPORT FINANCIER
Il est présenté par le Trésorier qui fait en le détail.
Est ensuite abordée la question de la subvention communale, qui est confirmée par le Président suite à une entrevue qu'il a eue avec Monsieur le Maire. Elle sera donc reconduite pour un montant de 250€.
MONTANT DE LA COTISATION ET APPEL A SON REGLEMENT
Elle est maintenue à 5€ minimum, à chacun de déterminer le montant qui lui convient de verser.
INVESTISSEMENTS 2017
Ce poste portera sur les maquettes de l'Affiche et des leaflets. Certaines modifications sont apportées, à savoir remplacer l'avion par une voiture miniature et fête foraine, dates exactes à préciser ainsi que fond couleur de l'affiche à revoir. Des panneaux de signalisation sont également à l'étude car plusieurs visiteurs, lors de la dernière exposition, nous ont fait la remarque du manque d'information à l'extérieur.
MANIFESTATI0N 2017
L'exposition se tiendra donc les 30 septembre et 1er Octobre prochains. Les programmes retenus sont les suivants :
. Philippe Rondet présentera du matériel à vendre et un petit reseau HO (sur une table) sous barnum avec le LGB de Jean Pierre (Neuilly sur Eure - besoin 2,5 m x 4 sous tente et 2,5 m x 6 dans la cour)
. Bernard Sicot (réseau échelle O) s'installera dans la bibliothèque avec Romain Willius (fête foraine) ainsi que Laurent (revendeur).
. Patrick (CMPC) propose de présenter deux réseaux « N », un réseau destiné aux enfants et qui pourront le faire fonctionner, grue de Papy et d'une manière générale peut s'adapter à la surface qui lui sera réservée.
. Frédéric Gratteau propose son nouveau réseau (3,60x1,30)
. Claude et Françoise Théveniault proposeront leur fête foraine (2,50x3,60)
. Laurent, revendeur, se situera dans la bibliothèque (voir ci-dessus)
. Jouets en Vrac (revendeurs) se situeront dans le réfectoire (3 tables)
. Jacky ETMP (revendeur) se trouvera dans la salle des fêtes (5 tables)
. Bernard Petit exposera dans la salle des fêtes (6,00x2,00)
. Alain Thénard le réseau Montlandon s/Mer 7,00x4,00 en U)
Par ailleurs, le Président a reçu un appel d'un exposant concernant un réseau train Légo. L'exposant doit rappeler mais en raison de la surface demandée son offre sera déclinée (40m²)
QUESTIONS DIVERSES
Voir pour faire installer un deuxième barnum dans la cour d'entrée pour les repas.
Il est demandé de refaire le questionnaire permettant à chaque visiteur de communiquer ses coordonnées (surtout internet) ainsi que les commentaires ou idées sur notre exposition.
Une autre proposition : revoir, pour les exposants habituelles l'idée de n'exposer que tous les deux ans avec possibilités de présenter des modules différentes de réseaux déjà connus.
Commentaires sur les expositions faites au cours de l'année écoulée, à savoir :
. Mainvilliers : super tant sur le plan des présentation que sur le plan de l'organisation.
. Senonches : e xpo pour les handicapés dela MAS (journée « difficile « mais tellement valorisante qu'il ne faut en retenir que le bon côté)
Intervention au niveau du repas du samedi midi et du dimanche midi.
Le premier point concerne la fermeture du restaurant auprès duquel nous passions commandes des pizzas du samedi midi. Contact a été pris à CHAMPROND qui propose aussi des pizzas et il semble possible d'obtenir cette prestation. IL sera seulement nécessaire de prévenir suffisamment tôt.
Par contre pour le repas du dimanche midi, nous envisageons de « le réglementer » sur le plan organisationnel. Comme nous l'avons testé à MAINVILLIERS , nous optons pour un système de tickets, comprenant le repas, une boisson et le café, car l'an dernier nous avons rencontré des problèmes au niveau des plateaux préparés par nos soins et qui ont bien failli être insuffisants.
Cette réunion s'achèvera à 17h45 par un habituel petit pot entre « amis »
Muriel THENARD - Secrétaire Générale